Wir freuen uns, dass Sie sich für uns interessieren und sich für eine Stelle in unserem Verein oder im Hygiene-Institut des Ruhrgebiets bewerben oder beworben haben. Wir möchten Ihnen nachfolgend gerne Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung erteilen.
Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?
Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts ist
Verein des Hygiene-Instituts des Ruhrgebiets e.V.
Rotthauser Str. 21
45879 Gelsenkirchen
Telefon: 0209 9242-0
Telefax: 0209 9242-105
E-Mail: info(at)hyg.de
Sie finden weitere Informationen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten im Impressum unserer Internetseite: https://www.hyg.de/kontakt/impressum.php
Welche Daten von Ihnen werden von uns verarbeitet? Und zu welchen Zwecken?
Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zugesendet haben, um Ihre Eignung für die Stelle (oder ggf. andere offene Positionen in unseren Verein) zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind.
Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
Soweit Sie in die Aufnahme in unseren Bewerberpool eingewilligt haben, ist Rechtsgrundlage für die weitere Speicherung und Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Wie lange werden die Daten gespeichert?
Daten von Bewerberinnen und Bewerbern werden im Falle einer Absage 6 Monate nach dieser gelöscht.
Sollten Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens den Zuschlag für eine Stelle erhalten haben, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Ihre Bewerberdaten werden nach Eingang Ihrer Bewerbung von der Personalabteilung gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position weitergeleitet. Dann wird der weitere Ablauf abgestimmt. Im Unternehmen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. An Empfänger außerhalb des Unternehmens werden Bewerberdaten nicht weitergegeben.
Im Falle einer Bewerbung um eine Vorstandsstelle wird die Bewerbung auch an vereinsexterne Mitglieder einer Kommission weitergeleitet.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Die Daten werden ausschließlich in Rechenzentren der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet.
Videokonferenzen
Wenn wir im Rahmen von Bewerbungsgesprächen Videokonferenzen durchführen, verwenden wir hierfür die Software MS Teams („Teams“). Teams ist in ein Angebot der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18D18 P521, Ireland.
Dabei verarbeiten wir folgende Daten:
Kommunikationsdaten: z.B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Profildaten: z.B. Nutzername, Profilbild
Metadaten: z.B. Thema der Besprechung, Datum/Uhrzeit von Besprechungen und Einträgen im Besprechungs-Chat, Dauer, Teilnehmerliste
Log- und Protokolldaten: IP-Adresse, Geräteinformationen, Login-Zeitpunkt, Fehlerprotokolle
Standortdaten: Region oder Land des Zugriffs (z.B. zur Zeitzonenanpassung)
Inhaltsdaten: Audio und Video, geteilte Dokumente, Bildschirmfreigaben, Reaktionen. Eine Aufzeichnung oder Transkription findet nicht statt.
Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Ihnen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und im Übrigen aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer sicheren und effizienten Gestaltung unseres Bewerbungsverfahrens.
Wir habe mit Microsoft einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen (https://www.microsoft.com/licensing/docs/view/Microsoft-Products-and-Services-Data-Protection-Addendum-DPA). Obwohl Ihre Daten durch Microsoft in der EU gespeichert werden, kann dabei ein Zugriff durch die Microsoft Corporation und ihre Subunternehmer aus den USA nicht vollständig ausgeschlossen werden. Für diesen Fall hat Microsoft Ireland Operations Limited mit der Microsoft Corporation sog. Standardvertragsklauseln abgeschlossen und zusätzliche Maßnahmen ergriffen, um eine angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Über die Datenerfassung in Microsoft Teams durch Microsoft informiert Microsoft unter: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/data-collection-teams.
Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.
Sie haben entsprechend Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden. Alternativ können Sie nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten verlangen.
Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Wir freuen uns, wenn Sie sich mit Ihrem Anliegen zunächst an unser Datenschutzteam (datenschutz@hyg.de) wenden.
Widerrufsrecht
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Widerspruchsrecht
Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.
Unser Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt. Sie erreichen diesen unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Verein des Hygiene-Instituts des Ruhrgebiets e.V.
– Der Datenschutzbeauftragte –
Rotthauser Str. 21
45879 Gelsenkirchen
datenschutzbeauftragter@hyg.de
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Stand: 18.03.2026